Factura electrónica obligatoria: ¿Está tu negocio listo para la era digital?

La digitalización del mundo empresarial ya está aquí y es algo totalmente imparable, y una de las cosas que nos trae esta digitalización en el ámbito empresarial es la facturación electrónica, algo que ya es una realidad ineludible en España.

¿Tu negocio está obligado a implementar la facturación electrónica?

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida popularmente como Ley Crea y Crece, es una normativa básica en el panorama empresarial español.

El objetivo principal de esta ley es el de impulsar la creación de empresas, fomentar su crecimiento y modernización, y combatir la morosidad en las operaciones comerciales.

La Ley Crea y Crece ha marcado un antes y un después en las obligaciones fiscales y mercantiles, impulsando la facturación electrónica B2B (para lo cual deberemos usar un software de facturación online adecuado).

Este artículo tiene como propósito aclarar de manera sencilla y directa quiénes son los sujetos obligados a la facturación electrónica en España, basándose en la normativa vigente y los plazos establecidos. Está dirigido a pequeñas y medianas empresas (PYMES), autónomos, emprendedores y gestores que necesitan comprender sus obligaciones ante la nueva normativa.

¿Qué es la facturación electrónica y por qué es obligatoria?

Una factura electrónica no es un PDF simple. Se define como un documento mercantil que, cumpliendo con los requisitos legales y fiscales, se expide y recibe en un formato estructurado que permite su procesamiento automatizado.

Sus características principales son la autenticidad e integridad garantizadas, generalmente mediante una firma electrónica avanzada.

El origen de esta obligación radica en la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece), que actúa como motor principal. Los objetivos de esta ley son claros:

• Lucha contra la morosidad en operaciones comerciales.
• Digitalización y modernización del tejido empresarial español.
• Fomento de la productividad y la competitividad.

Más allá de la obligación, la facturación electrónica ofrece beneficios significativos, como el ahorro de costes, la eficiencia administrativa, mayor seguridad y una mejor trazabilidad de las operaciones.

Quien está obligado a la facturación electrónica en España

La obligación de la facturación electrónica se centra principalmente en las relaciones B2B (Business to Business), es decir, entre empresas y autónomos. Los principales actores que deben cumplir son:

• Empresas: Personas jurídicas (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas, etc.).
• Autónomos: Personas físicas que realicen actividades económicas.

Es importante destacar que las facturas a consumidores finales (B2C) no entran en esta obligación directa, aunque los particulares podrán solicitar su factura en formato electrónico si lo desean.

Calendario y plazos Clave: ¿Cuándo te afecta?

El reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece ya está publicado, lo que ha permitido fijar los plazos definitivos para la obligatoriedad.

Tramo 1: Grandes empresas

Este grupo ya debería tener sus sistemas adaptados y funcionando.

• Facturación anual superior a 8 millones de euros.
• Plazo de obligatoriedad: en cuanto se apruebe el reglamento, las empresas que facturen más de 8 millones de euros tendrán 12 meses para adaptarse a él.

Tramo 2: PYMES y autónomos

Este es el grupo más numeroso y el que necesita iniciar su preparación con antelación para asegurar una transición fluida.

• Facturación anual inferior a 8 millones de euros.
• Plazo de obligatoriedad: en cuanto se apruebe el reglamento, las empresas que facturen menos de 8 millones de euros tendrán un plazo de 24 meses para poder adaptarse a él

Consideraciones adicionales sobre plazos:

La fecha de cómputo es a partir de la publicación del desarrollo reglamentario. Es crucial no esperar al último momento, ya que la preparación lleva tiempo.

¿Qué he de hacer para emitir facturas electrónicas conforme a la ley?

Para cumplir con la normativa, las facturas electrónicas deben reunir ciertos requisitos:

• Formato estructurado: Es necesario usar formatos que permitan la lectura automatizada (como XML, UBL, EDIFACT, Facturae). Los PDF sin datos estructurados no son válidos.
• Autenticidad e integridad: Se debe garantizar el origen y la inalterabilidad del contenido, principalmente a través de la firma electrónica avanzada o el intercambio de datos EDI.
• Interoperabilidad: Los sistemas de emisión y recepción deben poder comunicarse entre sí.
• Información sobre el estado de la factura: Existe la obligación de informar sobre la entrega, aceptación, rechazo o pago de la factura.
• Acceso y conservación: Se debe garantizar el acceso a las facturas electrónicas por parte del cliente durante todo el periodo legal (4 años fiscalmente, 6 años mercantilmente).

Cómo adaptarse a la facturación electrónica obligatoria

La adaptación a la facturación electrónica requiere de una serie de pasos estratégicos:

1. Diagnóstico: Evalúa tu situación actual de facturación para identificar las áreas que necesitan cambios.
2. Certificado Digital: Obtén y mantén en regla un certificado digital válido, que es fundamental para la autenticidad de las facturas.
3. Elección del software: Opta por un software de facturación online que cumpla con todos los requisitos legales y técnicos establecidos, como por ejemplo el de Holded
4. Planificación y formación: Capacita a tu personal y establece un plan de transición claro y detallado.
5. Comunicación: Informa a tus clientes y proveedores sobre el cambio en el formato de facturación para asegurar una transición fluida en tus relaciones comerciales.

¿Qué pasa si no cumplo con la normativa?

El incumplimiento de la normativa de facturación electrónica puede acarrear serias consecuencias:

• Sanciones económicas: Multas considerables por no emitir o recibir facturas electrónicas cuando es obligatorio, o por incumplir los requisitos técnicos.
• Problemas fiscales: Dificultades en la deducción de gastos o la justificación de ingresos ante la Agencia Tributaria.
• Pérdida de competitividad y oportunidades: Quedarse atrás en la digitalización del mercado puede afectar la capacidad de tu negocio para operar eficientemente con otras empresas.

Herramientas para facilitar la facturación electrónica

Un software de facturación online es una herramienta indispensable para adaptarse a la normativa de facturación electrónica. Sus ventajas incluyen:

• Automatización del proceso de creación y envío de facturas, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
• Garantía de cumplimiento de los formatos y requisitos legales, asegurando que tus facturas son válidas.
• Integración con contabilidad y gestión empresarial, simplificando la administración de tu negocio.
• Almacenamiento seguro y acceso fácil a las facturas en la nube, garantizando su conservación y disponibilidad.

Para asegurar que tu negocio cumple con la normativa de la factura electrónica y optimizar tu gestión, un buen software de facturación online es esencial.

La facturación electrónica obligatoria es una realidad inminente para la mayoría de empresas y autónomos en España. Conocer quién debe cumplir y cuándo es fundamental. La adaptación no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para digitalizar tu negocio, mejorar su eficiencia y evitar sanciones. La preparación previa es clave.

No esperes al último momento. Revisa tu situación y empieza a preparar a tu empresa para la factura electrónica obligatoria.